FACTURACIÓN ELECTRÓNICA PARA COLOMBIA

En esencia es igual a la factura de siempre, un documento que soporta transacciones económicas, pero ahora se genera a través de medios electrónicos. La factura electrónica en sí es un código XML que cumple con características y condiciones específicas en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación de la misma. Todas las empresas y personas naturales en régimen común están obligadas a facturar electrónicamente a partir de enero de 2019.

Decreto 2242de 2015yla Resolución 000019del 24 de febrero de 2016.

DESCRIPCIÓN GLOBAL DE LA SOLUCIÓN.

FTech Colombia SAS ofrece una solución denominada FacturaTech, la cual es una plataforma web que presta el servicio de gestión de facturación electrónica.

Permite el manejo de documentos como facturas electrónicas, facturas electrónicas de exportación, notas débito y notas crédito; así como la entrega de las mismas al adquiriente, las notificaciones de recibo, aceptación y rechazo de los documentos.

FacturaTech cumple al 100% con los requerimientos de la DIAN certificando los documentos electrónicos referentes a la facturación, mediante:

ü Firma digital.

ü Inserción de CUFE y QR.

ü Conservación y archivo.

1.1. RESUMEN DE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS.

A continuación, se presenta un listado resumen de los productos y servicios que hacen parte de nuestra oferta tecnológica.

De acuerdo a lo anterior FacturaTech cuenta con tres módulos para que tanto el facturador electrónico (emisor), como sus adquirentes puedan ingresar a consultar los documentos emitidos / recibidos, notificar el recibo, aceptación o rechazo de los mismos, los cuales son:

• Portal facturador (módulo de emisión).
• Portal adquirente (para consulta de documentos recibidos por facturadores electrónicos FacturaTech).
• Portal receptor de facturas (para consulta de documentos recibidos por facturadores electrónicos de cualquier proveedor tecnológico).

MODELO DE EMISIÓN.

El modelo de emisión corresponde al proceso de facturación que realiza LA EMPRESA  a sus diferentes clientes, los cuales dentro de la plataforma de FacturaTech se nombrarán como adquirentes.

Se compone de las siguientes funciones:

• Portal facturador: Se dispondrá de un portal web para que el facturador electrónico seleccione la plantilla de factura que desea utilizar, insertar el logotipo de su empresa en dicho formato y establecer los colores corporativos.

Por medio de un formulario ingrese masiva o manualmente los datos de las facturas, notas crédito o débito a emitir.

• También podrá consultar los documentos emitidos, registrar masiva o manualmente adquirentes y productos y en general realizar diferentes configuraciones de la plataforma.

• Servicios web: Se expondrán servicios web (funcionalidades automáticas de envío de datos directamente de otro sistema) para que el ERP envíe automáticamente los datos de las facturas, notas crédito o débito a emitir.

• Carga de archivos planos: Se dispondrá de una opción en el portal web para cargar un archivo plano estándar definido en formato CSV, con los datos de los documentos a emitir y los adquirentes a registrar.

• Portal adquirente: Se dispondrá de un portal web expuesto por FacturaTech para que el adquirente pueda consultar las facturas que se han emitido a su favor, realizar la aceptación y rechazo de las mismas. El adquirente recibirá notificaciones a su correo electrónico.

• Portal receptor de facturas: Se dispondrá de un portal web expuesto por FacturaTech para que por medio de un correo electrónico proporcionado por nosotros ej. nit@receptordefacturas.co, los adquirientes puedan consultar en un mismo ambiente todas las facturas recibidas de sus proveedores sin importar con que proveedor tecnológico fueron emitidas.

MODELO DE RECEPCIÓN.

FacturaTech recibirá las facturas electrónicas automáticamente por parte de facturadores electrónicos y cumplirá con toda la normativa legal colombiana destacando los siguientes aspectos que hacen parte del alcance.

Se compone de las siguientes funcionalidades:

Portal del adquiriente: Portal web expuesto por FacturaTech como plataforma de recepción de factura electrónica, con el fin que el cliente receptor o adquiriente consulte y personalice la búsqueda de facturas electrónicas recibidas. Adicionalmente la plataforma está en capacidad de recibir los documentos anexos de facturas.

Mecanismo automático: La plataforma dispone de un buzón inteligente para recibir documentos correspondientes a facturas, notas crédito o débito en XML junto con su representación gráfica PDF, inclusive hasta 2 MB de adjuntos por factura.

Multi-acceso: Opcionalmente se podrán generar diferentes accesos de consulta para la cuenta de un adquiriente con el fin de facilitar al área contable acceso a la facturación recibida por sus clientes.

DESCRIPCION DE LA OFERTA.

De acuerdo a los requerimientos presentados por el cliente, la propuesta de FacturaTech para la adopción del modelo de factura electrónica está compuesta por:

– Alta en el servicio de FacturaTech:

1. Suscripción del cliente y configuración general de la plataforma para lo cual se entregará un usuario y contraseña al facturador electrónico y a sus adquirentes y proveedores para ingresar a la plataforma. No se tiene límite de usuarios adquirientes.

2. La integración se realizará por medio de Web service, debido a que soporta este mecanismo de integración.

Observaciones:

Se cargara en la plataforma de FacturaTech el archivo csv o txt generado por el ERP del cliente.